Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) được sử dụng để ghi nhận các hoạt động buôn bán và trao đổi hàng hóa trong nền kinh tế. Bài viết sau tổng hợp một số nguyên tắc mà kế toán cần ghi nhớ khi lập hóa đơn gtgt.
1. Số hóa đơn phải liên tục
Đối với các tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc có nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in, có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải này phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.
Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm của tổ chức kinh doanh phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn đã được phân chia.
Đối với các tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in hay hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì các tổ chức kinh doanh này phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm.
Thứ tự lập hóa đơn sẽ được tính từ số nhỏ đến lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Nội dung hóa đơn GTGT phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh
Các hóa đơn GTGT được lập phải đảm phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tuân thủ các quy định sau:
- Không được tẩy xóa hay sửa chữa.
- Nếu là hóa đơn viết tay phải dùng cùng một màu mực, loại mực không phai và tuyệt đối không dùng mực đỏ.
- Hóa đơn GTGT phải có chữ số và chữ viết liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và phải gạch chéo phần còn trống (nếu có).
>> Tham khảo: Hóa đơn gtgt và hóa đơn bán hàng có gì khác nhau?
3. Gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn
Tại Khoản 7.a, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, ban hành năm 2015, Bộ Tài chính đã sửa đổi bổ sung Khoản 1.b, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BCT như sau: “Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).”
Như vậy, căn cứ vào quy định trên của Bộ Tài chính thì các hóa đơn giá trị gia tăng viết tay (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in) thì bắt buộc phải gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn đã lập. Còn đối với các hóa đơn GTGT bất kỳ được khởi tạo trên máy tính thì hoàn toàn không bắt buộc phải gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn.
Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần thực hiện thao tác này nữa.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/