Nội dung quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử với doanh nghiệp

Bài viết hướng dẫn nội dung quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối vơi quý độc giả.

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Quyết định hóa đơn điện tử cần thể hiện được các nội dung quan trọng sau:

  • Tên giải pháp hóa đơn điện tử: Phần mềm do đơn vị tự xây dựng hoặc được cung cấp bởi tổ chức trung gian.
  • Tên hệ thống thiết bị hạ tầng sử dụng xuất hóa đơn điện tử: Hệ thống thiết bị máy tính đảm bảo đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Bộ phận kỹ thuật hoặc nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng.
  • Quy trình khởi tạo, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ.
  • Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức, gồm cả trách nhiệm của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

>> Tham khảo: Các hình thức ưu đãi thuế doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn các bước đăng ký sử dụng háo đơn điện tử

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định pháp luật hiện hành, kể từ ngày 1/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Để được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Soạn thảo “Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử”

Quyết định phát hành hóa đơn điện tử là giấy tờ quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần chuẩn bị. Mẫu Quyết định phát hành hóa đơn điện tử sẽ do Bộ Tài chính ban hành. Sau đó doanh nghiệp gửi cho cơ quan thuế để tiếp nhận và xử lý.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm một số giấy tờ sau:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử ở bước 1.
  • Mẫu hóa đơn điện tử: Do đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp hoặc doanh nghiệp tự chuẩn bị.
  • Văn bản thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Bộ tài chính.

Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử theo mẫu, gửi mẫu hóa đơn điện tử đến hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.

Chữ ký số được hiểu là một dạng của chữ ký điện tử. Thiết bị này được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai, giúp mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp nào đó nhằm xác thực tính toàn vẹn và chủ thể của file dữ liệu, thông tin được gửi và thường thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử qua mạng Internet.

>> Tham khảo: Một số loại công văn gửi thuế hữu ích.

Cũng giống như chữ ký trên các chứng từ giấy hay con dấu của doanh nghiệp, chữ ký số hiện cũng được thừa nhận về mặt pháp luật.

Hiện nay, các quy định về việc tạo, sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử đều đã được quy định rất nghiêm ngặt bởi pháp luật. Điều này đã được quy định rất rõ trong Khoản 7, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc dùng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây:

  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/