Hóa đơn điện tử được xem là một phần tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp với những ưu điểm vượt trội. Bài viết sau sẽ cung cấp đến độc giả những thông tin về phân loại hóa đơn điện tử cũng như các bước để đăng ký sử dụng.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Trong quá trình sử dụng, hóa đơn điện tử đem đến những lợi ích thiết thực như:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Phân loại hóa đơn điện tử
Tại Điều 5 của Nghị định này, Bộ Tài chính đã quy định và phân loại hóa đơn điện tử như sau:
- Loại thứ nhất: Hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng là loại hóa đơn được áp dụng cho đối tượng là bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Loại hóa đơn giá trị gia tăng này sẽ bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Loại thứ hai: Hóa đơn bán hàng. Hóa đơn điện tử bán hàng là loại hóa đơn được áp dụng đối với bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Loại hóa đơn bán hàng này sẽ bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Loại thứ ba: Các loại hóa đơn khác. Loại này sẽ bao gồm các loại hóa đơn như: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung đáp ứng đầy đủ quy định đối với một hóa đơn điện tử, tuân thủ Điều 6 của Nghị định này.
Như vậy, hiện hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài chính chia ra làm 03 loại chính. Các tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng cần phải căn cứ vào từng loại để có cách dùng tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Một số vấn đề thường gặp với hóa đơn đầu vào công ty phụ thuộc.
3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Cuối cùng là có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.
>> Tham khảo: Nguyên tắc xuất hóa đơn đỏ.
Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được gợi ý như sau:
Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục thuế
Bước đầu tiên để đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng, bạn cần truy cập vào trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế theo đường link này: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký trên cổng thông tin của Tổng cục thuế
Ở bước này, bạn cần tiến hành đăng nhập hệ thống thuế điện tử để tiến hành kê khai, đăng ký hóa đơn điện tử.
Nếu như doanh nghiệp bạn chưa đăng ký tờ khai thì bạn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn “Đăng ký tờ khai” và tiến hành các bước đăng ký tờ khai theo hướng dẫn của hệ thống.
Còn trường hợp doanh nghiệp bạn đã làm đăng ký tờ khai rồi thì bạn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn “Kê khai trực tuyến” để tiến hành kê khai.
Trên giao diện “Kê khai trực tuyến”, bạn chọn loại tờ khai là “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” ở mục “Tờ khai” và nhấn “Tiếp tục”.
Trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, bạn điền tất cả các mục thông tin được yêu cầu rồi nhấn “Hoàn thành kê khai”.
Sau khi đã hoàn thành kê khai, bạn nhấn “Ký và nộp tờ khai” để hoàn tất bước này.
Bước 3: Tra cứu hồ sơ đăng ký và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Việc đăng ký hóa đơn điện tử sẽ không thể hoàn tất nếu bạn không tra cứu lại hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để chắc chắn là nó đã được gửi đi, đồng thời doanh nghiệp cần phải bổ sung gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử thì hồ sơ đăng ký mới đầy đủ và hợp lệ. Cụ thể:
- Trên giao diện chính của trang, bạn chọn chức năng “Tra cứu”.
- Chọn loại tờ khai “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” tại mục “Tờ khai” rồi nhấn ô “Tra cứu”.
- Khi kết quả tra cứu hiển thị, trên cột “Gửi phụ lục”, bạn nhấp chuột vào biểu tượng tệp của đúng tờ Thông báo phát hành hóa đơn mình mới tiến hành để có thể gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Tiếp đó, bạn chọn loại “Phụ lục” cần gửi, rồi nhấn “Chọn tệp tờ khai” để có thể tải lên bản Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (đã lập và lưu file vào thiết bị trước đó).
- Cuối cùng, bạn nhấn “Nộp tờ khai” để có thể hoàn thành bước 3 cũng như hoàn thành cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/