Quy định về định dạng của hóa đơn điện tử

Quy định về định dạng của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đang được sử dụng phổ biến trong nền kinh tế. Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp chưa chuyển đổi sang hình thức quản lý hóa đơn chứng từ này, nhiều khái niệm vẫn còn khiến doanh nghiệp bối rối. Bài viết sau giải đáp câu hỏi được nhiều độc giả quan tâm nhất trong thời gian gần đây về định dạng của hóa đơn điện tử.

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính. Với chức năng được quy định nhằm thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong nền kinh tế, hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế, như:

  • An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
  • Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính.
  • Giảm sử dụng giấy đồng nghĩa với việc giảm sử dụng tài nguyên thiên nhiên và tránh gây lãng phí xã hội. Doanh nghiệp tiết kiệm những khoản chi phí không nhỏ cho các hoạt động lưu trữ hóa đơn, kiểm toán hay tra cứu hóa đơn.

>> Có thể bạn quan tâm: Sử dụng hóa đơn đặt in song song với hóa đơn điện tử.

2. Định dạng hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC: “Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử”

Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Trong đó XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language”, được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin với nhau.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lưu đồng thời cả file ở định dạng PDF và định dạng XML. Trong đó:

– File hóa đơn điện tử ở định dạng XML sẽ được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.

– File hóa đơn điện tử ở định dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.

Như vậy, hóa đơn điện tử thường sẽ tồn tại ở 2 định dạng file là XML và PDF. Với định dạng XML, đây là file hóa đơn rất quan trọng, tương đương như tờ hóa đơn giấy bản chỉnh, cần lưu lưu trữ thật cẩn thận và tuyệt đối không sửa chữa nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn file XML.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào chưa kê khai.

tra cứu hóa đơn điện tử trên Einvoice

3. Hướng dẫn tải và xem hóa đơn điện tử trên hệ thống Einvoice

Bước 1: Truy cập trang E-invoice

Bước đầu tiên của cách tải hóa đơn điện tử file xml là bạn cần truy cập vào website của E-invoice theo đường link sau: https://einvoice.vn/.

Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”

Tiếp theo, muốn tải hóa đơn điện tử ở bất cứ định dạng nào, bạn chọn chức năng “TRA CỨU” để có thể xem rồi tải hóa đơn về.

Bước 3: Tiến hành tra cứu và tải hóa đơn điện tử file XML

Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, bạn cần điền đúng mã hóa đơn muốn tải về để có thể tìm và tải về máy.

Cụ thể, bạn cần nhập mã hóa đơn vào phần “Mã nhận hóa đơn”, nhập “Mã kiểm tra” rồi nhấn nút “TRA CỨU HÓA ĐƠN”.

Bước 4: Tải hóa đơn điện tử file xml

Tra sau khi đã hoàn tất thông tin và nhấn tra cứu, bản hóa đơn điện tử bạn tải sẽ lập tức được hiển thị.

Khi này, bạn cần kiểm tra để chắc chắn đã đúng hóa đơn mình cần tra cứu.

Ở phần “Tải hóa đơn”, bạn nhấn chuột vào ô “Dạng XML” để có thể hoàn thành tải hóa đơn điện tử file xml về máy.

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn ô “Dạng PDF” nếu có nhu cầu tải hóa đơn điện tử ở định dạng này.

Không chỉ cho phép tải hóa đơn điện tử file xml, E-invoice còn là phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay và được sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/