Thông báo mới về chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Hướng dẫn chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế

Ngày 10/6/2025, Tổng cục Thuế đã ban hành Thông báo số 1455/TB-TCT về việc tăng cường chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, áp dụng bắt buộc đối với một số nhóm đối tượng cụ thể kể từ ngày 01/7/2025. Đây là động thái mới nhất trong nỗ lực hoàn thiện hệ sinh thái quản lý thuế điện tử, đồng thời tăng cường minh bạch hóa hoạt động kê khai và phát hành hóa đơn trong doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện những nội dung chính trong thông báo này, lý do ban hành, các nhóm đối tượng bị tác động, cũng như những việc doanh nghiệp cần thực hiện ngay để tuân thủ quy định mới.

1. Bối cảnh ban hành thông báo

Sau hơn hai năm triển khai rộng rãi hóa đơn điện tử trên toàn quốc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, Việt Nam đã đạt được những kết quả ấn tượng: hơn 99% doanh nghiệp đang hoạt động sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, cơ quan thuế ghi nhận một số bất cập trong việc sử dụng hóa đơn không có mã, đặc biệt là ở các hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và một số lĩnh vực đặc thù như:

  • Kinh doanh vật liệu xây dựng, nhà hàng – khách sạn.

  • Vận tải hàng hóa, dịch vụ vận chuyển.

  • Dịch vụ lưu trú, ăn uống, giải trí.

  • Kinh doanh vàng bạc, đá quý.

Các lĩnh vực này được đánh giá là có rủi ro cao về thuế, dễ phát sinh hành vi mua bán hóa đơn, kê khai không trung thực hoặc lập hóa đơn khống. Do đó, việc chuyển đổi bắt buộc sang hóa đơn điện tử có mã là một trong những biện pháp kiểm soát hiệu quả hơn từ phía cơ quan quản lý thuế.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nội dung chính của Thông báo 1455/TB-TCT

Thông báo của Tổng cục Thuế yêu cầu từ ngày 01/7/2025, các nhóm đối tượng sau phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thay vì tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử không có mã như trước:

a) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong lĩnh vực rủi ro cao về thuế

Như đã nêu, các ngành như vật liệu xây dựng, vận tải, ăn uống, khách sạn, dịch vụ,… bắt buộc chuyển đổi để đảm bảo minh bạch hóa hoạt động phát hành hóa đơn.

b) Doanh nghiệp vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế – hóa đơn

Các tổ chức có tiền sử vi phạm như chậm nộp tờ khai thuế, trốn thuế, mua bán hóa đơn… sẽ bị chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã để cơ quan thuế kiểm soát sát sao hơn.

c) Doanh nghiệp mới thành lập từ 01/7/2025

Toàn bộ doanh nghiệp đăng ký mới trên hệ thống sẽ mặc định phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã ngay từ đầu. Việc sử dụng hóa đơn không mã chỉ được xem xét trong các trường hợp đặc biệt, sau khi có đánh giá từ cơ quan thuế.

>> Tham khảo: 5 điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Hóa đơn điện tử có mã là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi người bán phát hành cho người mua. Quy trình gồm các bước:

  1. Doanh nghiệp lập hóa đơn trên phần mềm.

  2. Gửi hóa đơn đến Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

  3. Cơ quan thuế kiểm tra và cấp mã (thường trong vài giây).

  4. Doanh nghiệp ký số và gửi hóa đơn đến người mua.

Ưu điểm của loại hóa đơn này:

  • Cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ dữ liệu hóa đơn.

  • Phát hiện sai sót, trùng lặp, giả mạo nhanh chóng.

  • Tăng tính pháp lý và độ tin cậy khi sử dụng hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Những việc doanh nghiệp cần làm ngay

Để đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn 01/7/2025, doanh nghiệp cần khẩn trương thực hiện các bước sau:

a) Rà soát hình thức hóa đơn đang sử dụng

  • Kiểm tra xem doanh nghiệp đang dùng hóa đơn có mã hay không có mã.

  • Xác định ngành nghề có thuộc nhóm rủi ro cao không.

b) Làm việc với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

  • Nếu đang sử dụng phần mềm của bên thứ ba (MISA, VNPT, Viettel…), cần yêu cầu nâng cấp phiên bản có tích hợp gửi mã hóa đơn tự động.

  • Đăng ký lại loại hóa đơn trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế nếu cần chuyển đổi.

c) Đào tạo bộ phận kế toán và nhân sự liên quan

Việc sử dụng hóa đơn có mã yêu cầu hiểu rõ về quy trình gửi/nhận mã, ký số, lưu trữ dữ liệu,… Doanh nghiệp nên tổ chức hướng dẫn nội bộ hoặc thuê chuyên gia hỗ trợ.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

5. Một số lưu ý quan trọng

  • Doanh nghiệp không chuyển đổi đúng thời hạn có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 2 – 8 triệu đồng tùy theo hành vi vi phạm.

  • Hóa đơn không có mã đã phát hành trước ngày 01/7/2025 vẫn hợp lệ nếu đúng quy định, nhưng không được tiếp tục sử dụng sau thời điểm này nếu thuộc nhóm bắt buộc chuyển đổi.

  • Tổng cục Thuế khuyến khích tất cả doanh nghiệp, kể cả không thuộc diện bắt buộc, cũng chuyển đổi sang hóa đơn có mã để nâng cao tính pháp lý và thuận tiện trong kiểm tra, đối chiếu.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/
5/5 - (1 bình chọn)