Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang trở nên ngày càng phổ biến và đã thay thế hóa đơn giấy trong hầu hết các giao dịch trong nền kinh tế. Vậy tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử?

1. Những bất lợi khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống

Thủ tục khi muốn đăng ký, phát hành hóa đơn giấy hiện khá rườm rà, phải qua nhiều công đoạn và tốn không ít thời gian cũng như chi phí. Điều này sẽ khiến cho kế toán của doanh nghiệp phải làm việc nhiều với cường độ cao nhưng hiệu quả mang lại đôi khi không thật sự như mong muốn.

Chẳng hạn như khi doanh nghiệp muốn đăng ký hóa đơn đỏ thì doanh nghiệp cần phải tiến hành các thủ tục tối thiểu như sau:

  • Nộp đơn đề nghị xin hóa đơn đỏ
  • Đợi khoảng 7 ngày để chờ quyết định phê duyệt hay từ chối từ cơ quan thuế
  • Tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ in,…
  • Đem mẫu đăng ký tới xưởng in để đặt in theo một số lượng nhất định để sử dụng.

Hạn chế thứ hai mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi dùng hóa đơn giấy là tốn nhiều thời gian và công sức. Bởi, ngoài việc phải mất nhiều thời gian đăng ký phát hành hóa đơn giấy để được sử dụng thì các kế toán khi dùng hóa đơn giấy phải tự tay viết hóa đơn, tiến hành gửi hóa đơn đến cho khách hàng,… Đó còn chưa kể trường hợp có sai sót xảy ra thì tiến hành các thủ tục sửa, hủy bỏ, lập lại,… để khắc phục lỗi.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử là gì?

Cuối cùng, khi sử dụng hóa đơn giấy, kế toán và doanh nghiệp luôn phải rất cẩn thận vì bất cứ khi nào các rủi ro như: thất lạc, mất, cháy, hỏng hóa đơn,… đều có thể xảy ra. Với những hóa đơn quan trọng thì doanh nghiệp thậm chí sẽ phải tổn thất rất lớn nếu một trong những rủi ro trên xảy ra.

2. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử

Tại Khoản 2, Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành vào ngày 12/09/2018, Chính Phủ đã quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh phải thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử chậm nhất là từ ngày 01/11/2020.

Tại Khoản 3, Điều 26, Thông tư số 68/2019/TT-BTC được ban hành ngày 30/09/2019, Bộ Tài chính cũng khẳng định lại rằng: các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh cần phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.

Như vậy, căn cứ vào cả Nghị định 119 và Thông tư 68 này thì việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với mọi đơn vị kinh doanh sẽ là bắt buộc. Các doanh nghiệp cần phải đảm bảo hoàn thành chuyển đổi chậm nhất là vào ngày 31/10/2020. Mọi trường hợp chậm trễ chuyển đổi sẽ phải chịu trách nhiệm và bị xử phạt theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

>> Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng phần mềm Einvoice.

3. Hóa đơn điện tử đem lại lợi ích như thế nào?

Hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp nói chung, kế toán nói riêng tiết kiệm rất nhiều thời gian lập, xuất hóa đơn. Đồng thời giảm thiểu tối đa các chứng từ, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn rườm rà như khi sử dụng hóa đơn giấy.

Với hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể sử dụng chỉ sau 01 ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn. Thủ tục thông báo phát hành và đăng ký hóa đơn online được thực hiện đơn giản, nhanh chóng, ngay trên cổng thông tin của Tổng cục thuế. Các doanh nghiệp không cần phải tốn thời gian, công sức mang hồ sơ tới tận cơ quan thuế trực thuộc để nộp như trước đây.

Khi lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho hóa đơn giấy mỗi năm: Giấy, in ấn, vận chuyển, lưu kho,…

Theo ước tính sơ bộ của Tổng cục Thuế, các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải bỏ ra mức chi phí trung bình là trên 1.000 đồng cho mỗi hóa đơn. Theo đó, với khoảng 4 tỷ hóa mỗi năm thì chi phí hóa đơn các doanh nghiệp phải bỏ ra là khoảng 4.000 tỷ đồng. Chi phí này còn chưa kể tới các phí như: phí lưu trữ, truyền – nhận, vận chuyển hóa đơn,… Còn nếu chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm mức chi phí hóa đơn lên tới 3.000 tỷ đồng mỗi năm.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp tối giản các thủ tục hành chính và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến hóa đơn khi sử dụng.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/