Việc tra cứu hóa đơn điện tử là một bước cực kỳ quan trọng trong hoạt động kế toán – tài chính – thuế của doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng. Bài viết sau đây là cách tra cứu của hệ thống hóa đơn điện tử dành cho người sử dụng.
1. Hai cách tra cứu trên Cổng thông tin điện tử
1.1. Tra cứu hóa đơn không cần đăng nhập
Đối với người sử dụng chưa có tài khoản trên Cổng thông tin điện tử hoặc các cơ quan tổ chức cần tra cứu hóa đơn thì thực hiện tra cứu như sau:
Bước 1: Truy cập Cổng điện tử của Tổng cục thuế theo đường dẫn hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên màn hình chính
Nhập các thông tin để tra cứu hóa đơn như sau:
– Nhập MST người bán
– Tại mục chọn Loại hóa đơn, chọn Loại hóa đơn cần tìm kiếm và nhập đủ đúng thông tin hóa đơn cần tra cứu.
– Nhập mã captcha hiển thị trên màn hình.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Chọn nút tìm kiếm
– Nếu tại cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế không có thông tin phù hợp thì Cổng điện tử hiển thị thông báo: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức cá nhân tìm kiếm”.
– Nếu tại cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế có thông tin phù hợp thì Cổng điện tử hiển thị thông báo: “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”.
Lưu ý: Nếu hóa đơn tìm kiếm là hóa đơn thay thế, bị thay thế điều chỉnh, bị điều chỉnh sẽ hiển thị thêm thông tin: Tính chất hóa đơn, Trạng Thái hóa đơn và Thông tin hóa đơn liên quan.
1.2. Tra cứu hóa đơn khi đã đăng nhập
Nếu người sử dụng đã có tài khoản trên cổng điện tử, việc tra cứu hóa đơn sẽ được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập cổng điện tử của Tổng cục thuế theo đường dẫn hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản sử dụng hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cung cấp.
Bước 3: Vào mục “Tra cứu”.
Cổng điện tử hỗ trợ thực hiện 3 chức năng tra cứu gồm Tra cứu hóa đơn, Tra cứu bảng tổng hợp, Thông báo từ CQT.
>> Tham khảo: Bổ sung 6 trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT theo Nghị định 70.
Bước 4: Tra cứu hóa đơn điện tử.
Để tra cứu thông tin hóa đơn đã gửi Cơ quan thuế, người sử dụng chọn chức năng Tra cứu hóa đơn. Cổng điện tử hỗ trợ tra cứu 2 loại hóa đơn là hóa đơn bán ra và hóa đơn mua vào. Cụ thể:
– Để tra cứu hóa đơn điện tử bán ra, người sử nhập nhập điều kiện tra cứu, chọn nút tìm kiếm, màn hình hiển thị danh sách các hóa đơn thỏa mãn điều kiện tra cứu.
– Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử mua vào, người sử dụng các bước tương tự tra cứu hóa đơn điện tử bán ra.
Cổng điện tử hỗ trợ: Xem thông tin chi tiết từng hóa đơn, In hóa đơn và xuất danh sách hóa đơn ra file Excel hoặc định dạng XLM.
Bước 5: Tra cứu thông báo từ Cơ quan thuế.
Để tra cứu thông báo từ cơ quan thuế, người sử dụng vào Mục “Tra cứu” chọn chức năng Thông báo từ CQT. Cổng điện tử hỗ trợ tra cứu 6 loại thông báo bao gồm:
– Thông báo 01/TB-KTDL về việc kiểm tra dữ liệu hóa đơn.
– Thông báo 01/TB-TNĐT về việc tiếp nhận tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
– Thông báo 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
– Thông báo 01/TB-SSĐT về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
– Thông báo 01/TB-KTT là thống báo không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của Cơ quan thuế.
– Thông báo 01-1/QTr-HĐĐT là thông báo phản hồi về hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo điều kiện phát sinh.
Bước 6: Tra cứu bảng tổng hợp.
Để tra cứu bảng tổng hợp hóa đơn đã gửi Cơ quan thuế, người sử dụng vào mục Tra cứu, chọn chức năng Tra cứu bảng tổng hợp.
Nhập điều kiện tra cứu gồm:
– Phương thức gửi: Bổ sung, Lần đầu.
– Chọn loại kỳ dữ liệu: Kỳ ngày, Kỳ tháng, Kỳ quỹ.
– Nhập Kỳ dữ liệu.
Sau khi thực hiện thao tác tìm kiếm, Cổng điện tử sẽ hiện danh sách bảng tổng hợp thỏa mãn điều kiện.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
2. Giải pháp hóa đơn điện tử uy tín
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia hóa đơn điện tử và khách hàng đang sử dụng E-invoice theo Thông tư 78, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tiến hành cập nhật kịp thời các tính năng mới của E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78.
Theo đó, các tính năng mới được cập nhật như:
2.1. Cập nhật chức năng phát hành hóa đơn
– Cập nhật ký hiệu mẫu số, số hóa đơn điện tử.
– Phát hành hóa đơn, đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn theo Thông tư 78.
– Cấp số hóa đơn mới.
2.2. Đa dạng mẫu hóa đơn mới được cập nhật
Phần mềm E-invoice cập nhật thêm, hỗ trợ người dùng các mẫu hóa đơn mới đáp ứng đầy đủ về chữ ký số, số hóa hóa đơn theo Thông tư 78.
Bên cạnh đó, với kho mẫu hóa đơn đa dạng, E-invoice đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.
2.3. E-invoice bổ sung thêm 02 loại hóa đơn
02 loại hóa đơn mới được cập nhật tại phần mềm E-invoice là:
– Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
– Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Hai loại hóa đơn trên nói riêng và các loại hóa đơn của E-invoice nói chung đều được thiết lập dựa trên tiêu chuẩn của Thông tư 78 và áp dụng theo ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn.
2.4. Xử lý hóa đơn giấy
Bên cạnh các chức năng đối với hóa đơn điện tử, E-invoice cập nhật chức năng xử lý hóa đơn giấy.
Ngoài ra, phần mềm còn xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, đáp ứng chuẩn cấu trúc dữ liệu theo quy định của Tổng cục thuế, Bộ Tài chính.
Với việc cập nhật các tính năng mới của E-invoice, ThaisonSoft không chỉ hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử mà còn tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế.
Theo đó, E-invoice là phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp hóa, giúp cho khách hàng an tâm khi sử dụng.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/