Hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi đã đem đến những lợi ích không nhỏ đối với doanh nghiệp, cơ quan quản lý và người dân. Vừa qua, ngày 24 tháng 3 năm 2025, Tổng cục Thuế đã thông báo rằng hơn 92% cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc đã thực hiện phát hành hóa đơn điện tử từng lần bán hàng. Cùng tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết sau.
>> Tham khảo: Ký hiệu trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Hóa đơn theo từng lần bán hàng là gì?
Hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng là hóa đơn được lập ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, áp dụng cho các doanh nghiệp có đặc thù bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng.
– Đặc điểm của hóa đơn theo từng lần bán hàng
- Xuất hóa đơn ngay khi giao dịch hoàn thành: Khi khách hàng thanh toán xong, cửa hàng hoặc doanh nghiệp sẽ lập và phát hành hóa đơn ngay lập tức.
- Không cần kê khai danh sách khách hàng: Thường áp dụng với người mua lẻ, không yêu cầu thông tin chi tiết như tên, mã số thuế (trừ khi khách hàng yêu cầu).
- Phù hợp với mô hình bán lẻ, dịch vụ nhanh: Được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như xăng dầu, siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách…
- Dữ liệu hóa đơn được gửi về cơ quan thuế (nếu có mã của cơ quan thuế): Nếu là hóa đơn điện tử có mã, hệ thống sẽ tự động truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế ngay sau khi phát hành.
– Đối tượng sử dụng hóa đơn theo từng lần bán hàng:
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hình thức này thường áp dụng cho:
- Cửa hàng xăng dầu: Xuất hóa đơn cho từng giao dịch bán lẻ xăng dầu.
- Siêu thị, cửa hàng tiện lợi: Phát hành hóa đơn khi khách mua hàng, có thể dùng song song với hóa đơn tổng hợp.
- Nhà hàng, quán ăn, khách sạn: Xuất hóa đơn ngay khi khách hàng thanh toán hóa đơn ăn uống, dịch vụ.
- Dịch vụ vận tải hành khách: Xe buýt, taxi, hãng hàng không xuất vé/hóa đơn điện tử cho mỗi chuyến đi.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
– Quy trình phát hành hóa đơn theo từng lần bán hàng:
Bước 1: Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử ngay khi phát sinh giao dịch.
Bước 2: Ký số (nếu là hóa đơn điện tử) và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế (nếu sử dụng hóa đơn có mã).
Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email, tin nhắn SMS hoặc in mã tra cứu.
Bước 4: Cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
– Ưu điểm của hóa đơn theo từng lần bán hàng:
- Nhanh chóng, tiện lợi: Khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay sau khi thanh toán.
- Giảm rủi ro sai sót: Hạn chế tình trạng lập hóa đơn thủ công, nhầm lẫn số liệu.
- Tuân thủ quy định thuế: Giúp doanh nghiệp minh bạch doanh thu, tránh rủi ro về thuế.
- Tiết kiệm chi phí: Không cần in hóa đơn giấy, giúp tối ưu chi phí vận hành.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập giấy nộp tiền thuế TNCN bằng mã định danh năm 2025.
2. Phần lớn cửa hàng xăng dầu thực hành phát hành hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng
Đây là một thông tin quan trọng trong việc triển khai hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Việc hơn 92% cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc đã thực hiện phát hành hóa đơn điện tử từng lần bán hàng cho thấy sự chuyển đổi mạnh mẽ và hiệu quả của chính sách này theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
– Ý nghĩa của việc triển khai hóa đơn điện tử tại các cửa hàng xăng dầu:
- Minh bạch hơn trong quản lý thuế: Giúp cơ quan thuế kiểm soát tốt hơn doanh thu từ kinh doanh xăng dầu, hạn chế gian lận thuế.
- Thuận tiện cho khách hàng: Người mua có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy truyền thống.
- Tối ưu quy trình kế toán: Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu không còn phải xử lý hóa đơn thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
- Phù hợp với xu hướng chuyển đổi số: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình, đồng bộ với hệ thống ERP và kế toán.
– Thách thức còn tồn tại:
- Một số cửa hàng xăng dầu vẫn chưa hoàn tất việc triển khai, có thể do khó khăn trong việc kết nối hệ thống hoặc thiếu nhận thức về quy định mới.
- Cần tiếp tục nâng cấp hệ thống để đảm bảo hóa đơn được xuất nhanh chóng khi có lượng lớn giao dịch.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc đã có mã số thuế TNCN 2025.
3. Giải pháp xuất hóa đơn điện tử cho từng lần bán hàng
Việc xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều ngành nghề như bán lẻ xăng dầu, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng, vận tải,… theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-INVOICE của Thái Sơn là một trong những giải pháp đáp ứng đầy đủ quy định của Tổng cục Thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đặc biệt hỗ trợ doanh nghiệp xuất hóa đơn theo từng lần bán hàng một cách nhanh chóng – chính xác – an toàn.
3.1. Tính năng nổi bật của E-INVOICE Thái Sơn trong xuất hóa đơn từng lần bán hàng
– Tự động phát hành hóa đơn ngay khi hoàn tất giao dịch
Khi khách hàng thanh toán, hệ thống tự động lập hóa đơn và gửi ngay cho khách hàng qua email/SMS/mã QR.
Hỗ trợ cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.
– Kết nối trực tiếp với hệ thống POS, ERP, máy tính tiền
Tích hợp dễ dàng với máy bán hàng (POS), phần mềm kế toán, hệ thống quản lý ERP, máy tính tiền.
Không cần nhập liệu thủ công, giúp kế toán thao tác nhanh chóng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Gửi dữ liệu lên Tổng cục Thuế theo thời gian thực
Với hóa đơn có mã, phần mềm tự động gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để lấy mã số trước khi phát hành hóa đơn.
Đảm bảo đúng quy định, tránh rủi ro thuế.
– Hỗ trợ tra cứu hóa đơn dễ dàng
Cung cấp mã QR trên hóa đơn giúp khách hàng tra cứu nhanh chóng trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc Tổng cục Thuế.
Hóa đơn lưu trữ điện tử, khách hàng có thể nhận hóa đơn qua email hoặc tải về.
– Xử lý sai sót hóa đơn nhanh chóng
Cho phép lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc hủy bỏ đúng theo quy định.
Hỗ trợ xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày nếu doanh nghiệp cần báo cáo doanh thu.
3.2. Đối tượng phù hợp sử dụng giải pháp E-INVOICE Thái Sơn
- Cửa hàng xăng dầu: Xuất hóa đơn cho từng giao dịch bán lẻ xăng dầu, hỗ trợ truyền dữ liệu theo yêu cầu Tổng cục Thuế.
- Siêu thị, chuỗi cửa hàng bán lẻ: Phát hành hóa đơn theo từng đơn hàng, tích hợp với hệ thống POS.
- Nhà hàng, quán ăn, khách sạn: Xuất hóa đơn ngay khi khách hàng thanh toán, gửi hóa đơn qua email/SMS.
- Dịch vụ vận tải (taxi, xe khách, máy bay): Xuất hóa đơn điện tử khi khách hàng hoàn thành giao dịch mua vé.
>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/