Bài viết giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp về những nội dung cần lưu ý trên hóa đơn bán lẻ mà doanh nghiệp cần lưu ý. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Hóa đơn là gì?
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
Hiện nay, thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tối ưu chi phí và quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Có thể phân loại hóa đơn điện tử như sau:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý trường hợp hóa đơn đầu vào nhiều hơn hóa đơn đầu ra.
Hóa đơn điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như: email. sms,…
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Nội dung hóa đơn bán lẻ
Trên hóa đơn bán lẻ có một số tiêu thức quan trọng, kế toán cần lưu ý cách viết như sau:
- Ngày tháng năm: Ghi thời điểm chuyển giao quyền sở hoặc quyền sử dụng hóa đơn cho người mua.
- Người mua hàng: Ghi là “Khách lẻ” hoặc “Người mua không lấy hóa đơn”.
- Tên đơn vị: Người mua không cung cấp thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Mã số thuế: Để trống.
- Địa chỉ: Để trống.
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
- Số tài khoản: Để trống.
- Số thứ tự: Viết số thứ tự hàng hóa theo thứ tự mặt hàng.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Viết đầy đủ tên hàng hóa, gạch trống phần còn trống trên hóa đơn.
- Đơn vị tính: Cái, chiếc, kg,…
- Số lượng: Viết số lượng hàng hóa bán ra.
- Đơn giá: Ghi giá bán chưa thuế GTGT.
- Thành tiền: Ghi tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ.
- Cộng tiền hàng: bằng tổng các dòng ở cột thành tiền
- Thuế suất: Ghi mức thuế suất khác nhau: 0%, 5%, 10% của hàng hóa, và không chịu thuế.
- Tiền thuế GTGT: Bằng Cộng tiền hàng x thuế suất
- Trường hợp không chịu thuế GTGT thì kế toán gạch chéo
- Tổng cộng tiền thanh toán: Bằng Cộng tiền hàng + Tiền thuế GTGT
- Số tiền bằng chữ: Diễn giải bằng chữ số tiền ở tiêu thức Tổng cộng tiền thanh toán
- Người mua hàng ký và ghi rõ họ tên: Người mua hàng ký và ghi đầy đủ họ tên.
- Người bán hàng: Người bán hàng ký và ghi đầy đủ họ tên.
- Thủ trưởng đơn vị: Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký hóa đơn ký, đóng dấu và chức danh.
>> Tham khảo: Trường hợp ngừng cấp mã hóa đơn điện tử.
Tùy theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp mà các mẫu hóa đơn bán lẻ sẽ có các tiêu thức khác nhau. Tuy nhiên, mẫu hóa đơn bán lẻ cần thể hiện một số nội dung quan trọng như:
- Tên hóa đơn, lý hiệu.
- Tên liên của hóa đơn gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên.
- Thông tin hàng hóa: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế và sau thuế.
- Số tiền: Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, người bán, dấu của người bán, thời gian lập hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/