Các bước để doanh nghiệp ký số trên hóa đơn điện tử với Extension Einvoice Signing – được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Một số khái niệm cơ bản
Theo quy định tại điều 3, Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau:
“Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
Hóa đơn điện tử bao gồm :
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Chữ ký số được hiểu là một dạng của chữ ký điện tử. Thiết bị này được tạo ra dựa trên công nghệ mã hóa công khai, giúp mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp nào đó nhằm xác thực tính toàn vẹn và chủ thể của file dữ liệu, thông tin được gửi và thường thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử qua mạng Internet.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Cũng giống như chữ ký trên các chứng từ giấy hay con dấu của doanh nghiệp, chữ ký số hiện cũng được thừa nhận về mặt pháp luật.
Hiện nay, các quy định về việc tạo, sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử đều đã được quy định rất nghiêm ngặt bởi pháp luật. Điều này đã được quy định rất rõ trong Khoản 7, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc, không thể không có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập xuất.
Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:
– Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.
– Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
>> Tham khảo: Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
2. Hướng dẫn ký số với Extension Einvoice Signing
Để có thể tiến hành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử qua Extension Einvoice Signing, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số hợp lệ
Chuẩn bị chính là bước đầu tiên của cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.
Theo đó, bạn cần phải chuẩn bị trước chữ ký số đáp ứng các tiêu chí dưới đây:
- Chữ ký số phải còn hiệu lực.
- Đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng trên máy tính đang sử dụng.
- Đảm bảo đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính sẽ sử dụng để lập xuất hóa đơn và ký số.
Nhằm đảm bảo an toàn cho việc tạo và sử dụng chữ ký số, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử hay chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:
– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc dùng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng để có thể lập hóa đơn điện tử và ký số lên hóa đơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến phần mềm hiện đang được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. E-invoice được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn, trong đó có nhiều doanh nghiệp tên tuổi như: Coca Cola, AEON MALL, Big C, Golden Gate, KFC,… bởi các tính năng vượt trội:
- Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi với 3 phiên bản ưu việt: Desktop, Website, Mobile,…
- Phê duyệt hóa đơn: có khả năng gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
- Tạo lập – điều chỉnh – thay thế – xóa bỏ hóa đơn dễ dàng, thuận tiện.
- Gửi thông tin hóa đơn qua email, SMS…
- Hỗ trợ phát hành & lập báo cáo hóa đơn.
- Chức năng cổng ký tiện dụng.
- Tích hợp với hệ thống phần mềm có sẵn của doanh nghiệp.
- Tùy chọn mẫu hóa đơn trong thư viện mẫu có sẵn.
Đặc biệt, E-invoice được áp dụng công nghệ bảo mật Blockchain hiện đại, vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình sử dụng.
Bước 3: Chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”
Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2. Quản lý ký số hóa đơn”. Ngay sau đó, giao diện “Quản lý ký hóa đơn” sẽ được hiển thị.
Tại đây, bạn sẽ thấy các hóa đơn chưa được ký số và cần phải tiến hành ký số. Trường hợp không còn hóa đơn nào phải ký số, bạn có thể khởi tạo hóa đơn và sau đó quay lại để thực hiện ký số.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý khi kê khai sót hóa đơn đầu ra năm trước.
Bước 4: Chọn hóa đơn điện tử cần ký số
Vẫn trên giao diện “Quản lý ký hóa đơn”, bạn nhấn dấu tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số (hoặc nếu không thấy hóa đơn cần ký số, bạn có thể nhập mã hóa đơn vào ô “Số hóa đơn” để dễ dàng tìm kiếm).
Bước 5: Thực hiện thao tác ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Cuối cùng, để hoàn thành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn.
Sau khi đã tích chọn được hóa đơn cần ký số, bạn kéo xuống cuối trang và nhấn nút “Ký hóa đơn”.
Ngay sau đó, cửa sổ “Danh sách chữ ký số” sẽ hiển thị, bạn nhấn chọn “Ok”.
Tiếp đó, cửa sổ “Kiểm tra PIN code” sẽ hiển thị, bạn cần nhập đúng mã Pin (chính là mã PIN của USB Token) vào ô “PIN code” rồi nhấn ô “Đăng nhập”. Khi này, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tiến hành gán chữ ký số trên token lên đúng văn bản hóa đơn điện tử mà bạn đang thực hiện ký số.
Sau khi đã hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Thông báo” để xác nhận thao tác ký số bạn vừa thực hiện có thành công hay không.
Kết luận
Ngoài ra, mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/