Bài viết tổng hợp quy định hóa đơn đặt in của Cơ quan Thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Ký hiệu trên hóa đơn điện tử.
1. Hóa đơn là gì? Đối tượng sử dụng hóa đơn đặt in
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn (theo Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định) gửi cơ quan thuế khi mua hóa đơn và kèm theo các giấy tờ sau:
+ Người mua hóa đơn (người có tên trong đơn hoặc người được doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, chủ hộ kinh doanh, người được ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật) phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật;
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn lần đầu phải có văn bản cam kết (theo Mẫu số 02/CK-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;
+ Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.
– Cơ quan thuế bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh theo tháng.
Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh lần đầu không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn. Trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.
Đối với các lần mua hóa đơn sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong ngày. Số lượng hóa đơn bán cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.
>> Tham khảo: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.
Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định này.
– Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 02/PH-HĐG Phụ lục IB Nghị định này đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: Tên Cục Thuế phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
>> Tham khảo: Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu hóa chất về Việt Nam.
Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành hoặc mẫu hóa đơn Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo quy định tại Điều này.
– Hóa đơn giấy do Cục Thuế đặt in được bán theo giá bảo đảm bù đắp chi phí thực tế, không vì mục tiêu lợi nhuận. Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết giá bán hóa đơn theo nguyên tắc trên, cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết. Tất cả các đơn vị trực thuộc Cục Thuế bán, cấp cùng một loại hóa đơn do Cục Thuế phát hành.
2. Quy trình đặt in hóa đơn lần đầu
Về trình tự thủ tục đặt in hóa đơn GTGT, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập mẫu 3.14 về sử dụng hóa đơn đặt in
Doanh nghiệp thực hiện lập mẫu 3.14 theo hướng dẫn trên và nộp tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bước 2: Thực hiện các thủ tục để cán bộ thuế đến kiểm tra
Khi cán bộ thuế đến kiểm tra trụ sở chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thủ tục sau:
- Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở chính.
- Chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, đăng ký mẫu dấu và dấu tròn.
- Doanh nghiệp phải có bàn ghế, sổ sách, các dụng cụ,… chứng minh doanh nghiệp hoạt động.
- Văn bản xác nhận về quyền sử dụng trụ sở chính của doanh nghiệp là hợp pháp: Hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng, giấy chứng nhận sử dụng đất,…
- Hợp đồng mua bán/cung cấp hàng hóa, dịch vụ để chứng minh doanh nghiệp có giao dịch mua bán với khách hàng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Làm thủ tục đặt in hóa đơn
Doanh nghiệp liên hệ với nhà in và cung cấp các thông tin để đặt in hóa đơn:
- Đơn vị in phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in.
- Doanh nghiệp trao đổi và cung cấp các thông tin về mẫu hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, giá cả đặt in,…
- Sau khi cục thuế đồng ý cho đặt in, doanh nghiệp liên hệ lại với nhà in để ký hợp đồng in.
Để đặt in hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau:
- Bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh.
- Giấy giới thiệu của công ty có ghi tên người được ủy quyền để đặt in hóa đơn.
- Chứng minh thư photo của Giám đốc công ty.
- Chứng minh thư nhân dân của người đi đặt in hóa đơn.
Người được cử đi đặt in hóa đơn cầm bộ hồ sơ trên đến đơn vị đặt in để làm hợp đồng in hóa đơn. Theo thời gian hẹn trên hợp đồng, doanh nghiệp cử người đến lấy hóa đơn, hoàn tất thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/